Sjekkliste: 10 Gode tips til styret i borettslaget
Nytt styre eller behov for en bedre arbeidsflyt? Her får borettslag og sameier 10 konkrete og praktiske tips som hjelper styret godt i gang – med alt fra rollefordeling og økonomi til vedlikehold, HMS og beboerkontakt.
Enten du er nyvalgt styreleder eller styremedlem i et borettslag eller sameie, er det mange oppgaver som man skal ha kontroll på. Denne sjekklisten hjelper dere med å komme raskt og strukturert i gang, og gir konkrete råd til hvordan styret kan fordele ansvar, etablere gode rutiner og arbeidsmetoder, og jobbe effektivt med viktige områder som økonomi, vedlikehold, HMS og kommunikasjon med beboerne.
1. Få oversikt og fordel roller tidlig
Etter valg på årsmøtet bør styret raskt konstituere seg. Det innebærer å bestemme hvem som skal være styreleder, sekretær og eventuelt andre ansvarsroller som økonomiansvarlig eller HMS-ansvarlig.
Lag en årsplan med møtetidspunkter, frister for innsendelse av saker, og oversikt over sesongbaserte oppgaver som brøyteavtaler, vårrengjøring og generalforsamling. En god plan gir struktur og forutsigbarhet.
Det er ikke alltid lett å vite hva man går til som styremedlem. I denne artikkelen forklarer vi mer om styrets ansvar og oppgaver i borettslag og sameier – hva som forventes og hvordan styrearbeidet kan håndteres i praksis.
2. Sett gode rutiner fra start
Effektivt styrearbeid krever tydelige rutiner. Møter bør ha en fast agenda, og vedtak skal dokumenteres med hvem som har ansvar og innen hvilken frist. Bruk digitale verktøy for å sikre god lagring av dokumentasjon og enkel tilgang for fremtidige styremedlemmer.
Vi anbefaler å bruke skybaserte løsninger eller digitale styreportaler for å sikre effektiv dokumenthåndtering og samhandling over tid. Som forvaltningskunde hos oss får dere kostnadsfri tilgang til Lettstyrt – en brukervennlig styreportal som forenkler styrearbeidet. Her kan styret enkelt dele dokumenter, føre referater, sende ut meldinger til beboerne, håndtere oppgaver og holde oversikt over vedtak og kontrakter.
Med Lettstyrt får hele styret tilgang til en felles digital arbeidsflate, som sikrer kontinuitet og oversikt – også ved utskifting av styremedlemmer.
Tjenester vi kan bistå med: eiendomsforvaltning, digitale løsninger
3. Lag en vedlikeholdsplan og følg den
Vedlikehold er en av styrets viktigste oppgaver. En god vedlikeholdsplan gir styret oversikt og trygghet i arbeidet – den er et styringsverktøy for å følge opp bygningens tilstand og nødvendige tiltak over tid. Samtidig er den helt sentral for å sikre forutsigbar økonomi og forebygge uforutsette kostnader.
Hos oss er det enkelt å komme i gang med vedlikeholdsplanlegging på eiendommen. PHM Forvaltning hjelper styret med å utarbeide skreddersydde vedlikeholdsplaner som gir:
- Full oversikt over bygningsmessige behov og prioriteringer
- Bedre beslutningsgrunnlag for styret
- Økt eiendomsverdi over tid
- Kontinuitet på tvers av styresammensetninger
Vedlikeholdsplanen tilpasses den enkelte eiendommen, og innholdet kan omfatte både tekniske, økonomiske og praktiske tiltak – alt basert på styrets behov og detaljeringsgrad.
Se hvordan du kan komme i gang med vedlikeholdsplanen i praksis: Last ned informasjonsarket om vedlikeholdsplan (PDF)
Tjenester vi kan bistå med: vedlikeholdsplanlegging, tilsyn og inspeksjon, vaktmestertjenester
4. Ha kontroll på økonomien
God økonomistyring er avgjørende for et sunt borettslag. Budsjett, regnskapsføring og oppfølging av felleskostnader bør skje jevnlig. Samarbeid tett med regnskapsfører og vurder behov for å justere kostnader eller inntekter.
Eksempler på økonomiske oppgaver:
- Utarbeide budsjett og årsregnskap
- Følge opp manglende innbetalinger
- Innhente tilbud fra leverandører
Hos oss får dere tilgang til profesjonell regnskapsførsel og økonomisk rådgivning tilpasset boligselskaper. Vi kjenner behovene deres, følger opp i tett dialog med styret, og sørger for at alt skjer i henhold til lovverket – enkelt, oversiktlig og trygt.
Tjenester vi kan bistå med: forretningsførsel, regnskap, styrerådgivning, prosjektadministrasjon.
5. Ta HMS-arbeidet på alvor
Styret har et spesielt viktig ansvar for helse, miljø og sikkerhet (HMS) på eiendommen. Dette omfatter alt fra brannsikkerhet og lekeplasskontroll til snøsikring og belysning. Manglende oppfølging av HMS-krav kan få alvorlige konsekvenser – både for beboernes sikkerhet og styret, som kan settes i personlig ansvar.
Noen sentrale områder man må være oppmerksom på:
- Internkontrollsystem: Kartlegging av risiko, risikovurderinger og tiltak som sikrer systematisk HMS-arbeid med nødvendig dokumentasjon.
- Brannsikkerhet: Rømningsveier, brannalarmer, nødlys, slukkingsutstyr og tydelige brannrutiner.
- Elektrisk og teknisk sikkerhet: Regelmessig tilsyn av elektriske anlegg, ventilasjon, sentralvarme, heiser og øvrige tekniske installasjoner.
- Lekeplasser og uteområder: Trygge omgivelser for beboere og besøkende gjennom kontroll av lekeapparater og fellesarealer.
- Avviks- og vedlikeholdsrutiner: Etablerte prosedyrer for å håndtere avvik, med tydelig rapportering, oppfølging og dokumentasjon.
Styrets forpliktelser innen HMS og internkontroll må ikke undervurderes. Derfor tilbyr vi omfattende bistand og digitale løsninger som hjelper styret med å opprettholde sitt ansvar. Gjennom Lettstyrt styreportal får våre kunder tilgang på en HMS-modul som hjelper styret med å håndtere HMS-arbeidet på en trygg, effektiv og oversiktlig måte.
Tjenester vi kan bistå med: brannvern, konroll av brannslukkere, internkontroll, systematisk HMS-arbeid, lekeplasskontroll.
6. Vær tydelig og tilgjengelig for beboerne
For å skape tillit og engasjement i bomiljøet er det viktig at beboerne til enhver tid vet hvem som sitter i styret, og hvordan de kan ta kontakt ved spørsmål eller behov. Ved endringer i styresammensetning eller kontaktinformasjon bør dette formidles tydelig og så raskt som mulig.
Mange borettslag og sameier benytter digitale portaler for internkommunikasjon. Dette kan forenkle den løpende dialogen med beboerne – gjennom nyhetsbrev, meldinger eller enkle innlegg som raskt formidler viktig informasjon.
For at slike løsninger skal fungere godt, bør de brukes jevnlig og være enkle å navigere – både for styret og beboerne. Det bør også være lett tilgang til sentrale dokumenter som møtereferater, vedtekter, husordensregler og annen felles informasjon i et oversiktlig dokumentarkiv.
Lettstyrt styreportal er kjent som Norges mest brukervennlige styreportal. Her får boligselskapet en alt-i-ett-løsning der all kommunikasjon og dokumenthåndtering er samlet på ett sted. Når alt styrearbeid er tilgjengelig i samme løsning, blir det enklere å holde god kontinuitet og oversikt – samtidig som viktig informasjon blir mer tilgjengelig for beboerne.
7. Del oppgaver og involver flere
Det er viktig å fordele arbeidsoppgaver slik at ikke alt faller på styreleder. Opprett gjerne arbeidsgrupper for spesifikke oppgaver, og involver beboere med relevant kompetanse eller engasjement. Når flere deltar, styrkes både gjennomføringsevnen og eierskapet i bomiljøet. Samtidig kan tiltakene få bedre kvalitet og bredere støtte blant beboerne.
Slike arbeidsgrupper kan blant annet være:
- Utemiljøgruppe
- Vedlikeholdsgruppe
- HMS- eller sikkerhetsgruppe
- Arrangementskomité
Ved større eller mer komplekse prosjekter kan det være nyttig å hente inn ekstern bistand. Vi tilbyr både prosjektadministrasjon og oppfølging av tekniske tiltak og rådgivning for styret og arbeidsgrupper – og kan bistå med planlegging, oppfølging og gjennomføring gjennom hele prosessen.
Tjenester vi kan bistå med: prosjekter og oppgraderinger, teknisk forvaltning, prosjektadministrasjon, styrerådgivning, driftskoordinator
8. Hold styremøtene effektive og strukturerte
Gode styremøter kjennetegnes av tydelig agenda, relevante saker og ryddige referater. En kort befaringsrunde før møtet kan være nyttig for å få visuell oversikt over eiendommen.
Referatene bør angi:
- Hvilke vedtak som er gjort
- Hvem som har ansvar for oppfølging
- Frister for gjennomføring
Bruker styret Lettstyrt styreportal, blir årsmøter og styremøter enklere å planlegge og gjennomføre. Hele møteprosessen – fra innkalling og agenda til referat og digital signering – foregår i én og samme løsning. I tillegg kan styrets oppgaver og frister føres inn i en oversiktlig kalender med ansvarlig person og status, slik at arbeidet blir enklere å følge opp og dokumentere over tid.
Flere borettslag og sameier henter inn ekstern bistand for å styrke styrearbeidet – enten som rådgiver eller som midlertidig styreleder ved behov. Hos oss får du tilgang på erfarne fagpersoner som kan bidra med struktur, møteledelse og objektiv veiledning, og hjelper styret med å etablere gode rutiner som kan videreføres internt over tid.
Tjenester vi kan bistå med: styrerådgivning, ekstern styreleder.
9. Følg lover og regler – og søk hjelp ved behov
Styret må forholde seg til blant annet Borettslagsloven eller Eierseksjonsloven. Det er viktig å ha kjennskap til juridiske krav, og vite når man bør søke profesjonell hjelp.
Husk:
- Forsikringer må være på plass: Styret må sørge for at bygningsforsikring, styreansvarsforsikring og eventuelle tilleggsforsikringer er aktive og oppdaterte.
- Protokoller skal være korrekte: Referater fra styremøter og generalforsamlinger må føres tydelig og korrekt – som dokumentasjon på vedtak, ansvar og frister.
- Inhabilitet må vurderes ved behov: Styremedlemmer må fratre behandlingen av saker der de har personlige eller økonomiske interesser, for å sikre objektive beslutninger.
Som styremedlem kan du fra tid til annen møte situasjoner som krever juridisk kompetanse. Med PHM Forvaltning som forretningsfører får dere tilgang til juridisk bistand innen eiendom, kontrakter, finans, forsikring og konflikthåndtering m.m. Våre rådgivere fungerer som en trygg juridisk sparringspartner – slik at styret står bedre rustet til å håndtere krevende saker.
Tjenester vi kan bistå med: juridisk rådgivning (kontakt), lån og forsikring, kurs for styret (kontakt).
10. Skap trivsel og felleskap
Trivsel handler ofte om det lille ekstra. Sosiale arrangementer, dugnader og hyggelige tiltak kan bidra til å styrke fellesskapet i borettslaget.
Eksempler på tiltak:
- Vårdugnad med kaffe og kaker
- Julelys og sommerfest
- Felles beplantning eller parsellhage
Tiltak som øker trivselen trenger ikke være store. Noen ganger handler kan det være så enkelt som en ryddig fellesbod, god utebelysning – eller rett og slett en benk i solen. Trivselen styrkes også når beboerne opplever at styret ivaretar praktiske behov. Tilbud som periodisk containerservice, vaskehjelp for beboere med mobilitetsutfordringer eller rimelige servicetjenester kan bidra positivt til bomiljøet – og gi styret et ekstra verktøy for å møte beboernes ønsker i hverdagen.
Tjenester vi kan bistå med: dugnadstjenester, gartnertjenester, anleggsgartner, containerservice, vaskehjelp, servicetjenester, beboertjenester.
