Internkontroll i borettslag og sameier handler om å iverksette tiltak for å oppfylle lovpålagte krav og sikre trygge, effektive boforhold. Mange styremedlemmer opplever dette som en utfordring. Hos PHM tilbyr vi løsninger som forenkler internkontrollen, gjør den mer tilgjengelig og lett å håndtere.
Hva er internkontroll og hva betyr det for borettslag og sameier?
Internkontroll i borettslag og sameier omhandler de systematiske tiltak som sikrer at boligselskapets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, og vedlikeholdes i samsvar med de krav som er satt i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (Internkontrollforskriften). Dette inkluderer et bredt spekter av ansvarsområder fra brannsikkerhet og elektrisk sikkerhet til arbeidsmiljø og miljøvern. Ved å innføre klare prosedyrer og retningslinjer, samt regelmessig evaluering og oppdatering av disse, sikrer internkontrollen at borettslag og sameier kan identifisere risikoer, forebygge ulykker og helseproblemer, og effektivt håndtere potensielle nødsituasjoner.
Internkontroll kan også strekke seg utover HMS, inkludert finansiell styring og operasjonell effektivitet, for å sikre overholdelse av alle relevante standarder og regelverk. Dette omfattende fokuset styrker organisasjonens evne til å håndtere både rutinemessige og uforutsette hendelser, bidrar til et tryggere og bedre organisert miljø for alle beboere.
Internkontroll gjort enkelt
Det skal være lett å jobbe med internkontroll
Kontakt oss i dag for å diskutere hvordan vi kan hjelpe dere med å optimalisere internkontrollsystemet og oppnå større trygghet og effektivitet i driften.
Lovkrav og regelverk i forbindelse med internkontroll
Internkontroll i borettslag og sameier er regulert under «Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter» (Internkontrollforskriften). Forskriften pålegger alle virksomheter, inkludert borettslag og sameier, å ha et internkontrollsystem som dokumenterer hvordan boligselskapet overholder relevante HMS-krav og gir et solid grunnlag for videre arbeid med helse, miljø og sikkerhet.
Hva inngår i et internkontrollsystem?
Tilsyn og revisjon: Regelbundet tilsyn med at internkontrollrutinene følges, og periodiske revisjoner av systemet.
Ansvarsfordeling: Det skal klart defineres hvem i borettslaget eller sameiet som har ansvar for ulike deler av HMS-arbeidet.
Risikovurdering: Regelmessige risikovurderinger må utføres for å identifisere potensielle farer og risikoer i eiendommene.
Rutiner og prosedyrer: Utvikle og implementere rutiner for å forebygge ulykker og helsefare, samt håndtere eventuelle nødsituasjoner.
Dokumentasjon og arkivering: Alle dokumenter relatert til internkontrollsystemet må holdes oppdaterte og arkiveres systematisk.
Opplæring og informasjon: Sørge for at alle beboere og ansatte får nødvendig opplæring og informasjon om sikkerhetsrutinene.
Implementering av internkontroll
Implementering av et effektivt internkontrollsystem krever engasjement fra både styret og beboerne. Internkontroll er en felles innsats hvor styret organiserer og leder implementeringen, mens beboerne bidrar ved å følge etablerte prosedyrer og rapportere eventuelle avvik. Samarbeidet sikrer at systemet oppfyller juridiske krav, og i tillegg fungerer effektivt i daglig bruk.
Det kan være nyttig å involvere ekstern bistand for å etablere systemet i startfasen, spesielt for å sikre at alle juridiske aspekter er tatt hensyn til. Vi tilbyr borettslag og sameier veiledning og bistand i etableringen av internkontrollsystemer, og sikrer at våre kunder får et robust og pålitelig system som er skreddersydd for deres unike behov.
Fordeler med god internkontroll
En godt implementert internkontroll gir flere fordeler:
Økt sikkerhet
Reduserer risikoen for ulykker og sikkerhetstrusler.
Overholdelse av lovgivning
Sikrer at borettslaget eller sameiet oppfyller alle lovpålagte krav.
Bedre drift
Forbedrer den generelle driftseffektiviteten ved å forebygge driftsstans og kostbare reparasjoner.
Beboertilfredshet
Øker tilfredsheten blant beboerne ved å opprettholde et trygt og sunt bo- og arbeidsmiljø.
Vedlikehold og oppdatering av internkontrollsystemet
Internkontrollsystemet må jevnlig oppdateres og tilpasses endringer i lovgivningen, samt endringer i borettslagets eller sameiets struktur og aktiviteter. Regelverk og standarder kan endre seg, og det er viktig å holde systemet oppdatert for å unngå sanksjoner eller bøter.
Spesifikke tiltak i internkontroll for borettslag og sameier
Brannsikkerhet:
Installering og vedlikehold av brannalarm- og slukkesystemer.
Regelmessige brannøvelser og opplæring i brannsikkerhet for beboere.
Elektrisk Sikkerhet:
Årlige inspeksjoner av elektriske anlegg for å identifisere og utbedre eventuelle feil.
Sikring av at alle elektriske installasjoner og reparasjoner utføres av kvalifiserte fagfolk.
Vann- og avløpssystemer:
Periodisk gjennomgang og rensing av avløpsrør for å forebygge blokkeringer og lekkasjer.
Vedlikehold av vannledninger for å sikre kvalitet på drikkevann og hindre vannskader.
Ventilasjonsystemer:
Sjekk og rens av ventilasjonssystemer for å sikre god luftkvalitet innendørs.
Oppdatering og vedlikehold av HVAC-systemer for optimal energieffektivitet og komfort.
Heis og andre løfteinnretninger:
Regelbundet vedlikehold og sikkerhetskontroller av heiser for å sikre sikker og pålitelig drift.
Opplæring av ansatte i riktig bruk og nødprosedyrer for heiser.
Sikkerhetssystemer:
Vedlikehold og oppdatering av sikkerhetskameraer, adgangskontrollsystemer og andre sikkerhetsanordninger.
Utarbeidelse av retningslinjer for tilgangskontroll og sikkerhetsprosedyrer.
Uteområder og lekeplasser:
Inspeksjon og vedlikehold av lekeplassutstyr og felles uteområder for å sikre sikkerhet og funksjonalitet.
Implementering av sikkerhetsforanstaltninger i uteområder for å redusere risiko for ulykker.
Miljøtiltak:
Gjennomføring av tiltak for avfallsstyring, inkludert kildesortering og håndtering av spesialavfall.
Tiltak for energisparing og bærekraftig forvaltning av ressurser.
Nødberedskap:
Utvikling og regelmessig revisjon av beredskapsplaner for ulike nødsituasjoner.
Opplæring i førstehjelp og nødprosedyrer for ansatte og beboere.
Hvordan kan vi hjelpe med internkontroll i deres borettslag eller sameie?
Internkontroll er ikke bare en lovpålagt forpliktelse, men også en essensiell del av hverdagens drift som sikrer sikkerhet og effektivitet. Hos PHM Group forstår vi viktigheten av en grundig og systematisk tilnærming til internkontroll, og tilbyr en rekke tjenester som gjør det enklere og mer effektivt for borettslag og sameier å oppfylle sine forpliktelser:
Norges mest brukervennlige styreportal
Vår styreportal Lettstyrt er spesialutviklet for å forenkle styring og administrasjon av borettslag og sameier. Med moduler for HMS og dokumenthåndtering, gir Lettstyrt dere full kontroll over alle aspekter av internkontrollen, fra risikovurderinger til oppfølging av vedlikeholdsplaner. Våre forvaltningskunder får Lettstyrt med inkludert i prisen.
Systematisering av HMS-arbeidet
Vi hjelper dere med å etablere klare og effektive systemer for helse, miljø og sikkerhet. Gjennom vår tjeneste for systematisk HMS-arbeid sikrer vi at deres eiendom oppfyller alle krav og bidrar til et trygt og godt arbeids- og bomiljø.
Praktiske tjenester relatert til HMS internkontroll
Fra brannsikkerhetstiltak til regelmessige inspeksjoner, utfører vi en rekke praktiske oppgaver som er kritiske for internkontrollen. Dette inkluderer alt fra brannvernutstyr og inspeksjonstjenester til vedlikehold av sikkerhetsutstyr og nødutganger, som alle er nødvendige for å opprettholde høye sikkerhetsstandarder i borettslag og sameier.
Ved å velge PHM Group som deres partner for internkontroll, får dere tilgang til omfattende støtte og ekspertise som sikrer at alle aspekter av deres boligselskap forvaltes profesjonelt og i henhold til gjeldende lovgivning.
Ta det første steget mot en enklere hverdag
Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hva vi kan tilby nettopp deres boligselskap. Vi skreddersyr våre tjenester basert på deres behov, slik at dere kan få et tilbud på akkurat det dere ønsker bistand til.
Vi bruker cookies/informasjonskapsler for å måle hvordan nettstedet vårt blir brukt. Informasjonskapsler brukes for å gi gode opplevelser på nettsiden. Å samtykke til disse teknologiene tillater oss å behandle data om nettleseratferd. Ved å avvise samtykke, eller trekke tilbake samtykke, kan det gi negativ innvirkning på visse funksjoner.
Funksjonelle
Always active
Funksjonelle informasjonskapsler gjør det mulig å lagre opplysninger som endrer måten hjemmesiden ser ut eller oppfører seg. F.eks. ditt foretrukne språk eller den regionen du befinner deg i. Dette innebærer også informasjon som gjør siden brukbar ved å aktivere grunnleggende funksjoner, som side-navigasjon og tilgang til sikre områder på hjemmesiden.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistiske
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes.Statistiske informasjonskapsler hjelper hjemmesidens eier med å forstå hvordan besøkende samhandler med hjemmesiden ved å samle inn og rapportere opplysninger.
Markedsføring
Markedsførings-informasjonskapsler brukes til å spore besøkende på tvers av hjemmesider. Hensikten er å vise annonser som er relevante og engasjerende for den enkelte brukeren, og dermed mer verdifulle for utgivere og tredjepart-annonsører.