Styrets ansvar og oppgaver i borettslag og sameier
Å ta på seg rollen som styreleder, eller medlem av styret, kan være en spennende rolle om du er opptatt av nærmiljøet og at alle skal trives i borettslaget eller sameiet. Men vet du egentlig hva du begir deg ut på om du blir vervet?
Hvilke ansvar og arbeidsoppgaver har man egentlig som en del av styret i et borettslag og sameie? Det er nok veldig få som kan svare på dette med mindre de har hatt erfaring fra slike oppdrag tidligere. Derfor har vi laget en enkel og ryddig guide for å lære deg mer om styrets ansvar og plikter som følger med jobben, slik at man er forberedt på hvilke situasjoner som kan dukke opp.
Det viktigste å forstå når noen tar på seg et verv som styreleder eller styremedlem i et sameie, er at dere blir et talerør for alle beboere. Målet er å ivareta alles interesser når det gjelder alt i fra miljø, sikkerhet, vedlikehold, og mange andre utfordrende oppgaver. Styreleder må også kanskje ta på seg mer ubehagelige oppdrag, som for eksempel økonomiske problemer hos beboere som ikke har betalt felleskostnader, hærverk og andre overtredelser av sameiets regelverk. Slike oppgaver kan være vanskelig å håndtere, spesielt om det dreier seg om personer som kjenner hverandre godt.
Oppgaver og plikter som forventes av styreleder
Vi skal gå gjennom flere viktige punkter for styreledere i borettslag og sameier, slik at det blir enklere å forstå oppdraget. Som regel er vervet på 2 år for styreleder, men kan selvfølgelig forlenges om personen ønsker å fortsette i tjenesten. For det første er det viktig at styreleder fører jevnlige styremøter og innkaller styret når det er saker som må diskuteres. Det finnes ingen regelverk som sier hvor mange styremøter dere må ha i løpet av året, men det er viktig at dere møter i jevne mellomrom for å diskutere viktige saker som kommer opp. Styreleder har også ansvaret for å føre protokoller på møter som avholdes, både generalforsamlinger og styremøter.
Økonomi
Styreleder har som regel jevnlig kontakt med regnskapsfører og må ta tak i forskjellige økonomiske oppgaver. Disse oppgavene kan inkludere følgende:
Redusere kostnader
Analysere borettslagets/sameiets utgifter for å identifisere muligheter for kostnadsbesparelser. Dette kan inkludere forhandling av leverandøravtaler, energieffektiviseringstiltak, og vurdering av nødvendigheten av enkelte tjenester.
Øke felleskostnader
Vurdere behovet for å justere felleskostnadene basert på budsjett og økonomiske prognoser. Dette kan være nødvendig for å dekke økte utgifter til vedlikehold, reparasjoner, eller nye prosjekter.
Håndtering av misligholdte betalinger
I samarbeid med regnskapsfører, sette inn tiltak for å håndtere beboere som ikke betaler fellesutgifter. Dette kan inkludere utsendelse av betalingspåminnelser, inngåelse av avdragsordninger, og i ytterste konsekvens, igangsettelse av inkassoprosesser for å sikre at borettslaget/sameiet får inn de nødvendige inntektene.
Budsjettering og økonomisk planlegging
Utarbeide årlige budsjetter som gir en oversikt over forventede inntekter og utgifter. Dette innebærer også å lage langsiktige økonomiske planer for store vedlikeholdsprosjekter og forbedringer.
Regnskapsførsel
Sørge for at alle finansielle transaksjoner blir korrekt dokumentert og regnskapsført. Dette inkluderer betaling av regninger, innkreving av felleskostnader, og å sørge for at borettslaget/sameiet oppfyller alle lovpålagte regnskapskrav.
Årsrapport og revisjon
Utarbeide årsrapporten som presenteres på generalforsamlingen. Dette dokumentet skal gi en detaljert oversikt over borettslagets/sameiets økonomiske situasjon og beslutninger som er tatt gjennom året. Styret må også samarbeide med revisorer for å sikre at regnskapene er korrekte og oppfyller alle juridiske krav.
Selv om styreleder har det overordnede ansvaret for økonomistyring, er det viktig å understreke at styremedlemmer kan og bør dele på disse oppgavene. Ved å fordele arbeidsoppgavene blir arbeidsbyrden lettere for alle, og flere beboere blir engasjert i viktige beslutningsprosesser.
Vedlikeholdsplanlegging
Det er styreleder og styrets ansvar å innhente anbud fra tjenesteleverandører som skal utføre forskjellige vedlikeholdsoppgaver i borettslaget eller sameiet. Dette kan gjelde snømåking, rensing av takrenner, asfaltering eller beplantning. Regelverket for dette er ganske strengt på enkelte punkter, spesielt ved snømåking og eventuelle rasfarer fra tak som istapper, eller andre gjenstander i fellesarealer eller uteområder som må fjernes for beboernes sikkerhet. Styreleder kan selvfølgelig sette ut oppgavene eksterne leverandører av vedlikeholdsoppgaver som dette, men du som styreleder og medlemmer er ansvarlig for at slike oppdrag blir utført.
Langsiktige vedlikeholdsplaner
For å sikre at bygningene og fellesområdene holdes i god stand over tid, er det viktig å utarbeide langsiktige vedlikeholdsplaner. Disse planene gir en oversikt over nødvendig vedlikehold på kort, mellomlang og lang sikt, og hjelper til med å fordele kostnader og ressurser på en effektiv måte.
Maling og fasadevedlikehold
Regelmessig maling og vedlikehold av fasaden er viktig for å beskytte bygningene mot vær og slitasje. Dette inkluderer også reparasjon av skadede områder og forebygging av fuktskader.
Takreparasjoner
Inspeksjon og vedlikehold av taket er nødvendig for å unngå lekkasjer og andre skader. Dette kan inkludere utskifting av takstein, rensing av takrenner, og reparasjon av takpapp.
Oppgradering av fellesområder
Vedlikehold og oppgradering av fellesområder som hager, lekeplasser, og parkeringsplasser bidrar til et godt bomiljø. Dette kan inkludere ny beplantning, oppgradering av lekeapparater, og vedlikehold av gangstier og parkeringsplasser.
Tekniske systemer
Vedlikehold av tekniske systemer som varmeanlegg, vann- og avløpssystemer, og elektriske installasjoner er kritisk for å sikre en trygg og komfortabel bolig. Regelmessig inspeksjon og service kan forebygge kostbare reparasjoner og driftsstans.
Langsiktig økonomisk planlegging
En langsiktig vedlikeholdsplan bør også inkludere en økonomisk plan som fordeler kostnadene over tid. Dette hjelper styret med å planlegge budsjettet og sikre at det er tilstrekkelige midler tilgjengelig for nødvendige vedlikeholdsarbeider.
Helse, Miljø og Sikkerhet
Som styreleder er det veldig viktig å ta tak i arbeidet som kreves for å sørge for at fellesarealer og uteområder er ryddige, trygge og forsvarlige å bruke. Dette er spesielt viktig med tanke på lekeområder for barn, da dette krever mye omtanke og vedlikehold slik at barna kan bruke apparater og uteområder fritt uten faremomenter. Leder og styret kan også sette opp retningslinjer for bruk av fellesarealer, slik at de ikke slites ned mer enn nødvendig, eller at beboere begynner å oppbevare ting de eier på rom som er borettslagets/sameiets eiendom.
Brannsikkerhet
Brannsikkerhet er en kritisk del av HMS-arbeidet i borettslag og sameier. Styret har ansvar for å sikre at det finnes tilstrekkelige brannsikringsrutiner, inkludert:
Rutiner for rømningsveier
Sørge for at rømningsveier er tydelig merket, ryddige og fri for hindringer. Dette inkluderer regelmessig inspeksjon av alle rømningsveier for å sikre at de er tilgjengelige i en nødsituasjon.
Brannslukkingsutstyr
Sikre at alle boenheter og fellesområder har fungerende brannslukkingsutstyr, som brannslukkingsapparater og brannslanger. Utstyret bør kontrolleres regelmessig for å sikre at det er i god stand og klart til bruk. Pulverapparater skal ha faglig kontroll hver femte år og service på godkjent verksted hvert tiende år.
Brannvarsling
Installere og vedlikeholde brannvarslingssystemer som alarmer og røykvarslere i både private og fellesområder. Disse systemene bør testes jevnlig for å sikre at de fungerer korrekt.
Brannøvelser
Arrangere regelmessige brannøvelser for å sikre at alle beboere vet hvordan de skal reagere i tilfelle brann. Branninstrukser skal være synlige i alle oppganger og inneholde viktig informasjon som telefonnummer til brannvesenet, korrekt adresse og oppmøteplass ved brann.
Jevnlige sikkerhetsinspeksjoner
For å opprettholde et trygt bomiljø, er det viktig å gjennomføre jevnlige sikkerhetsinspeksjoner. Dette inkluderer:
Inspeksjon av fellesområder
Regelmessig gjennomgang av lekeområder, ganger, parkeringsplasser og andre fellesarealer for å identifisere og utbedre potensielle sikkerhetsrisikoer.
Oppdatering av HMS-rutiner
Kontinuerlig revisjon og oppdatering av HMS-rutiner basert på inspeksjonsfunn og endringer i lovgivning. Dette bidrar til å sikre at borettslaget/sameiet alltid oppfyller gjeldende sikkerhetskrav.
Dokumentasjon
Nøyaktig dokumentasjon av alle sikkerhetsinspeksjoner, funn og utførte tiltak. Dette gir en historikk som kan brukes for å planlegge fremtidige vedlikeholdsbehov og sikkerhetstiltak.
Ved å prioritere brannsikkerhet og gjennomføre jevnlige sikkerhetsinspeksjoner, kan styret bidra til å skape et trygt og sikkert bomiljø for alle beboerne.
Henvendelser fra beboere
Som styreleder har du ansvar i å ta tak i problemstillinger som kommer fra beboere. Typiske henvendelser kan være mistede nøkler, hærverk og klager på støy og bråk. Konflikthåndtering kan være en krevende oppgave å forholde seg til, og det kan tidvis være behov for å hente inn ekstern bistand i mer kompliserte saker.
For å forbedre kommunikasjonen og holde beboerne informert om vedtak, vedlikeholdsarbeid og andre viktige beskjeder, kan styret benytte seg av digitale plattformer. Dette inkluderer å sende ut e-postnyhetsbrev, opprette og oppdatere en nettside for borettslaget/sameiet, og bruke sosiale medier eller egne beboer-apper. Digitale verktøy kan gjøre det enklere å nå ut til alle beboerne raskt og effektivt, og de kan også brukes til å samle inn tilbakemeldinger og håndtere henvendelser på en strukturert måte.
Andre viktige oppgaver
I tillegg til økonomistyring, vedlikeholdsplanlegging, HMS-arbeid og håndtering av henvendelser fra beboere, har styret flere andre viktige oppgaver som må ivaretas for å sikre en effektiv og lovlig drift av borettslaget eller sameiet. Disse oppgavene bidrar til å opprettholde struktur, ansvarlighet og et godt bomiljø.
Protokollføring
Det er avgjørende å føre detaljerte protokoller fra styremøter og generalforsamlinger. Protokollene bør inneholde dato, tid, deltakere, beslutninger som er tatt, og oppfølgingspunkter. Dette sikrer god dokumentasjon og etterprøvbarhet av styrets beslutninger og handlinger.
Juridisk ansvar og forsikringer
Styret har et juridisk ansvar for å følge lover og regler som regulerer borettslag og sameier, som Burettslagsloven og Eierseksjonsloven. Det er også viktig å ha ansvarsforsikring for styremedlemmer for å beskytte mot potensielle søksmål relatert til styrets beslutninger og handlinger.
Opplæring og kurs
Det anbefales at nye styremedlemmer tar kurs i styrearbeid for å bli bedre kjent med sine ansvar og plikter. Vi tilbyr jevnlig kurs for styret i boligselskaper, så spør oss om relevante kurs som kan være nyttige for dere.
Sosiale arrangementer
Arrangering av sosiale arrangementer som dugnader, sommerfester og julearrangementer er viktig for å styrke fellesskapet blant beboerne. Slike aktiviteter kan bidra til økt trivsel og et bedre bomiljø.
Å være styreleder kan være en givende og hyggelig oppgave
Selvfølgelig er det også mange hyggelige oppgaver med å være styreleder. Det kan være en flott måte å komme i kontakt med naboene på. Som beboernes kontakt og tillitsperson kan det være mange hyggelige samtaler som oppstår i det daglige. Det er viktig å ha et godt samspill med beboerne i borettslaget slik at man får gode innspill og beboere som bryr seg om nabolaget.
Noen kan syntes det er hyggelig og givende å inspirere og motivere beboerne til å bidra i fellesskapet. Det er ikke alltid så lett å få alle til å delta på dugnader, men for mange kan det holde med lovnader om boller og kaffe, og ikke minst hyggelige samtaler og godt fellesskap. Noen ganger vil man også kunne stelle i stand festligheter i fellesarealer ved juletider, og sommerfest ute på plenen.
I tillegg får du som oftest en økonomisk kompensasjon for alt arbeidet du gjør i borettslaget eller sameiet. Godtgjørelsen blir fastsatt på årsmøter, og skal gjenspeile hvor mye arbeidstid du bruker på å stå i tjeneste for borettslaget. Vanlig praksis er at dette fastsettes ut fra boligselskapets størrelse, og fordelingen til de enkelte vervene baseres ut fra arbeidsmengde. Styreleder mottar ofte den største delen da dette anses som det mest krevende og ansvarsfulle vervet. Om du har mulighet, så forhør deg med tidligere styreledere om hvor mye tid de vanligvis bruker i uken/måneden, slik at du kan tilpasse oppgavene med jobb og familieliv.
Krav til styremedlemmer i borettslag og sameier
Medlemmer av styret skal være med å gjøre beslutninger i borettslaget eller sameiet sammen med styreleder. Dere må gjerne hjelpe styreleder til å komme med gode forslag til punktene ovenfor når det gjelder økonomi, vedlikehold, miljø og sikkerhet for beboerne.
Styret har ansvaret for beboernes sikkerhet!
Det er viktig å forstå at både styreleder og styremedlemmer kan stilles personlig ansvarlige i alvorlige hendelser som kan knyttes direkte til mangelfull håndtering av HMS arbeid i borettslaget. Dette kan være nødvendig vedlikehold av bygg og anlegg, eller oppfølging av brannvern og andre forskrifter. Det er styrets ansvar å sørge for sikkerheten, og at boligselskapet følger de krav, forskrifter og regelverk som er pålagt av myndighetene. Dersom barn skader seg på dårlig vedlikeholdte lekeområder, istapper faller ned i hodet på beboere eller besøkende, eller ved andre typer personskader, kan dette medføre at styrets ansvar vil bli vurdert.
Hva må man gjøre som styremedlem?
Møte opp på avtalte styremøter
Det er viktig at dere støtter opp om styreleder for å hjelpe til å komme til gode og fordelaktige beslutninger for hele borettslaget eller sameiet. Husk at det er sikkert flere beboere som sitter inne med de samme tankene som deg når det gjelder vedlikehold eller miljøet i borettslaget, eller hvilke innkjøp eller kostnadsreduksjoner borettslaget som kan være gunstig for fellesskapet.
Komme på generalforsamlingen
En av de viktigste oppgavene er vel å få på plass årsberetningen sammen med styreleder. Her kan styreleder også utnevne et medlem til å føre protokollen for årsmøtet, slik at dere kan samarbeide om å få en effektiv og god gjennomgang av året som har gått. Her fører dere opp de viktigste detaljene rundt økonomi, vedlikehold, miljø, og endringer i styret.
Bli enige om økonomiske spørsmål
Dette diskuteres vanligvis på årsmøtet, men det kan også være viktige økonomiske beslutninger som krever oppmerksomhet på styremøter i tillegg. Dette kan gjelde innkjøp av tjenester som vasking av fellesareal, snekkerarbeid, nye takrenner, eller alt som er viktig for vedlikehold og sikkerhet. Det er viktig å se ofte på økonomien og hva slags utgifter borettslaget kan påta seg, og om det er mislighold i betaling av fellesutgifter.
Vi hjelper dere fra A til Å
I mange større borettslag er det vanlig å sette ut mange av oppgavene som styreleder og medlemmer har ansvaret for. Vi har spesialisert oss på å levere all slags bistand styret i et borettslag eller sameie måtte ha behov for. Vi ønsker å være styrets viktigste ressurs og samarbeidspartner, og tar oss av alt innen forvaltning av eiendommen, fra økonomi og forretningsførsel, til praktiske oppgaver innenfor vedlikehold, miljø, og sikkerhet for beboere.
Som kunde hos oss har dere mulighet til å få bistand fra en styrerådgiver som hjelper dere med alle spørsmål og oppgaver dere måtte ha i den daglige driften av deres boligselskap. Vi kommer med gode innspill til hvilke oppgaver som er viktigst å prioritere, og sørger for at dere følger alle lover og forskrifter som det ellers kan være vanskelig å sette seg inn i. Med oss som deres samarbeidspartner behøver dere kun å forholde dere til én enkelt leverandør for alt av bistand dere har behov for.
Ta det første steget mot en enklere hverdag
Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hva vi kan tilby nettopp deres boligselskap. Vi skreddersyr våre tjenester basert på deres behov, slik at dere kan få et tilbud på akkurat det dere ønsker bistand til.
Kontakt oss
